Kehadiran aplikasi ini tidak bermaksud untuk mempersulit kerja aparatur desa, sesungguhnya dalam rangka mempermuda pengelolaan keuangan desa bagi perangkat desa, karena terkait dengan Permendagri 113/2014 tentang Pengelolaan Keuangan Desa. "Penggunaan aplikasi ini untuk pengelolaan dana desa yang lebih akuntabel".
Menurut informasi, kedepan, seluruh desa harus menggunakan aplikasi ini tampa kecuali. Bagi yang terlanjur kerjasama dengan pihak ketiga, agar segera mengikuti ketentuan pemerintah sehingga tidak mempersulit pelaporan pemerintah daerah.
Nah, bagi pendamping desa, harus tau, paham dan mengerti bagaimana cara kerja aplikasi ini. Karena, Anda akan menjadi referensi bagi pemerintah desa dan kader desa bertanya. Kalau begitu, kita langsung saja ke pokok bahasan, tentang mengenal lebih dekat cara kerja dan koneksi data Siskeudes atau Simda Desa.
Berikut System Reguirement Siskeudes
A. Operating System dan Parangkat Keras
Aplikasi SISKEUDES atau SIMDA Desa berjalan pada operating system Windows dan dapat berjalan dengan baik pada WindowsXP, Windows7 dan Windows8. Sistem operasi komputer selain Windows tidak dapat digunakan untuk implementasi SISKEUDES.
Adapun, kebutuhan perangkat keras komputer untuk aplikasi SISKEUDES minimal Intel Celeron 1,5Ghz dengan memori RAM 1 Gb dan ruang hardisk kosong yang tersisa minimum 10Gb. Persyaratan ini adalah persyaratan minimum dan bila disediakan spesifikasi melebihi standar lebih disarankan.
B. Setting Konfigurasi Komputer
Sehubungan dengan adanya kalkulasi perhitungan pada periode tertentu dan parameter yang berhubungan dengan tanggal komputer, setting konfigurasi kalender pada control panel windows harus disetting dengan format tanggal menurut format yang berlaku di Indonesia yaitu “dd/mm/yyyy”. Format kalender komputer yang tidak sesuai menyebabkan error pada saat preview laporan dan perhitungan tidak akurat.
C. Database dan Koneksi Data Siskeudes
Aplikasi Siskeudes menggunakan database Microsoft Access sehingga lebih portable dan mudah diterapkan oleh pengguna aplikasi yang awam sekalipun. Secara teknis transaksi keuangan desa termasuk dalam kelompok skala kecil, sehingga lebih tepat ditangani secara mudah dengan database access ini. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer hanya dikhususkan untuk tujuan tertentu atau volume transaksi sudah masuk dalam kategori skala menengah.
Pada inteface koneksi data tersedia 2 pilihan opsi koneksi, via ODBC (Open Database Connectivity) atau Direct Access. Dengan koneksi via ODBC, aplikasi keuangan desa melakukan pembacaan data tidak secara langsung ke Driver MsAcces akan tetapi menggunakan mesin ODBC pada sistem operasi windows. Sedangkan Direct Access pembacaan file langsung dilakukan pada file database yang bersangkutan.
Penggunaan opsi koneksi ODBC mengharuskan sistem komputer terinstall Microsoft Jet OleDB 4.0 pada Microsoft Office 2000-2003. Sehingga untuk komputer yang tidak terinstall Microsoft Office 2003 tidak dapat menggunakan fitur ini. Apabila ingin tetap menggunakan fitur ini adalah dengan cara menambahkan aplikasi Microsoft Office Access 2003 atau menambahkan access database engine.
Secara teknis penggunaan opsi via ODBC lebih disarankan dan lebih menjamin keamanan data dari kerusakan (corrupt) dan dapat digunakan pada mode multiuser dengan cara melakukan sharing folder database “Data APB Desa2016.mde”.
Penggunaan opsi Direct Access membuat aplikasi langsung melakukan pembacaan file pada database keuangan desa. Opsi ini digunakan apabila dalam komputer tidak tersedia Microsoft Jet Oledb4.0 untuk “*.mdb” pada komputer yang hanya terinstall Microsoft Office2007, 2010 atau 2013. Penggunaan opsi ini tidak disarankan karena pada kondisi tertentu, seperti komputer lambat, low memory atau komputer terinfeksi virus dapat membuat database rusak atau corrupts. Penggunaan opsi ini hanya untuk single user atau dengan kata lain hanya untuk komputer PC atau Laptop secara stand alone (tidak menggunakan jaringan).
Penggunaan aplikasi dengan mode OCBC lebih disarankan bila dibandingkan dengan mode Direct Access demi keamanan data. Untuk komputer yang sudah terlanjut terpasang Microsoft Office 2007 s.d 2013 agar menambahkan Microsoft Office Access2003 sehingga dapat menggunakan fitur ODBC.
D. Parameter dan Tools
1. Parameter Pemda
Pada parameter data umum pemda terdiri dari dua digit kode provinsi dan dua digit kode kabupaten. Kode provinsi dan kode kabupaten dibakukan sesuai Permendagri Nomor 56 Tahun 2015 tentang Kode dan Data Wilayah Administrasi Pemerintahan. Kode provinsi dan kabupaten pada data umum pemda sudah default pada saat pemberian SML nama pemda. Kode ini juga berlaku sebagai pengunci aplikasi sehingga tidak dapat dipertukarkan antar pemda. Kode ini merupakan kode unik yang nantinya akan dijadikan kode untuk kompilasi data nasional yang saat ini masih dalam tahap pengembangan.
2. Parameter Kode Kecamatan dan Desa
Kode kecamatan dan desa terdiri dari dua digit kode kecamatan dan dua digit kode desa dengan format “00.00.” Kode kecamatan dan desa yang diregistrasi pada aplikasi SISKEUDES didasarkan Permendagri Nomor 56 Tahun 2015 tentang Kode dan Data Wilayah Administrasi Pemerintahan. Kode kecamatan dan desa dimasukkan sesuai dengan urutan yang ada dalam Permendagri tersebut. Data kelurahan tidak perlu dimasukkan dalam aplikasi karena secara teknis wilayah kelurahan tidak masuk dalam lingkup aplikasi ini.
3. Parameter Rekening APB Desa
Kode rekening APB Desa terdiri dari 4 level yang terdiri dari : (a) Akun, (b) Kelompok, (c) Jenis dan (d) Obyek. Kode rekening APB Desa level 1 s.d 3 sudah dibakukan sesuai dengan Permendagri 113 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Keuangan Desa. Sedangkan kode rekening APB Desa pada level 4 disusun sesuai dengan kebutuhan daerah/desa dengan memperhatikan Permendagri Nomor 113 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Keuangan Desa.
Kode rekening pada level 4 pada aplikasi adalah kode rekening default yang disusun berdasarkan modul Bimkon yang diterbitkan Deputi PPKD BPKP. Kode rekening tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan daerah. Masing-masing Pemda dapat melakukan perubahan rekening tersebut dan dibakukan melalui Peraturan Kepala Daerah yang mengatur tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Desa.
Perubahan kode rekening per desa pada aplikasi SISKEUDES tidak diperbolehkan dan harus dibakukan sama untuk satu pemda tertentu. Pembakuan ini berhubungan dengan adanya kompilasi data APB Desa pada tingkat Kabupaten/Kota yang membutukan bagan akun standar rekening APB Desa. Penambahan kode rekening yang tidak dibakukan atau dibuat secara parsial akan menyebabkan kegagalan perhitungan data pada saat dikompilasi pada tingkat kabupaten/kota. Kode rekening yang tidak terdaftar tidak akan terjumlah pada saat data dikompilasi walaupun dapat di ekspor impor data. Terkait penyusunan Laporan Kekayaan Milik Desa, terhadap penambahan rekening belanja khususnya belanja modal agar dilakukan Mapping Korolari Aset pada menu Parameter.
4. Parameter Bidang dan Kegiatan
Parameter Bidang dan kegiatan terdiri dari dua digit kode bidang dan dua digit kode kegiatan dengan format “00.00.”. Kode bidang diisi dengan dua digit kode bidang kewenangan yang dilimpahkan ke desa sesuai UU Nomor 6 Tahun 2014. Sesuai undang-undang tersebut, bidang kewenangan yang dilimpahkan ke desa meliputi :
01 Bidang Penyelenggaraan Pemerintah Desa ;
02 Bidang Pelaksanaan Pembangunan Desa ;
03 Bidang Pembinaan Kemasyarakatan ;
04 Bidang Pemberdayaan Masyarakat Desa ; dan
05 Bidang Tidak Terduga.
Parameter kode kegiatan yang boleh dilaksanakan oleh desa dibakukan sesuai dengan yang berlaku di pemerintah daerah yang bersangkutan. Kode kegiatan disusun berdasarkan kebutuhan yang ada, dirumuskan oleh SKPD Teknis yang berhubungan dengan desa dan dibakukan dalam Peraturan Kepala Daerah yang mengatur mengenai pedoman pengelolaan keuangan desa atau Peraturan Kepala Daerah yang mengatur mengenai pedoman penyusunan APB Desa.
Penyusunan daftar kegiatan yang boleh dilaksanakan oleh desa disesuaikan dengan bidang kewenangan dan tetap memperhatikan peraturan yang lebih tinggi, seperti Permendes PDTT, PermenKeu dan Permendagri yang mengatur masalah keuangan desa.
5. Parameter Kode Sumber Dana
Parameter kode sumber dana pada aplikasi SISKEUDES terdiri dari tiga digit huruf dengan format “AAA”. Kode sumber dana dalam aplikasi adalah kode baku yang terdiri dari 8 (delapan) sumber dana yang masuk ke desa atau yang ada di desa, yakni: (1) PAD - Pendapatan Asli Desa (2) ADD – Alokasi Dana Desa, (3) DDS – Dana Desa, (4) PBH – Penerimaan Bagi Hasil Pajak Retribusi, (5) PBP – Penerimaan Bantuan Keuangan Provinsi, (6) PBK – Penerimaan Bantuan Keuangan Kabupaten, dan (7) SWD - Swadaya, (8) DLL – Dana Lain-lain.
Bila ada sumber dana yang belum diregister ke dalam sistem agar dimasukkan terlebih dahulu ke kode DLL, kemudian diinformasikan kepada tim pengembang aplikasi agar dapat dipertimbangkan untuk ditambahkan ke aplikasi SISKEUDES. Sebagai catatan, untuk SiLPA menggunakan sumber dana sesuai asal SiLPA tersebut, misalnya SiLPA yang berasal dari sisa Alokasi Dana Desa maka sumber dananya menggunakan ADD – Alokasi Dana Desa.
6. Parameter Standar Satuan Harga
Parameter standar satuan harga digunakan untuk referensi harga satuan pada saat penyusunan RAB. Parameter standar satuan harga ini disusun pada tingkat kabupaten/kota dan dimasukkan ke dalam aplikasi sebelum didistribusikan ke desa.
Parameter standar satuan harga bersifat sebagai referensi dalam arti dapat digunakan sebagai acuan dan tidak dikunci satuan harganya persis seperti yang ada dalam standar. Hal ini mengingat varian dan kondisi geografis lokasi desa yang mungkin menyebabkan harga barang dalam satu area berbeda dengan harga barang pada area lainnya. Operator desa masih dapat mengganti harga satuannya sesaat sebelum data disimpan.
Pemilihan harga satuan sesuai standar disediakan dalam bentuk tombol SBU pada form entrian RAB. Fitur ini dapat dinon aktifkan melalui menu Tools - Setting Otomasi. Bila tidak dipergunakan administrator kabupaten/kota agar mematikan fitur ini sehingga tidak membingungkan petugas operator desa.
7. Parameter Belanja Operasional
Parameter mapping belanja operasional digunakan untuk meregister kegiatan yang masuk dalam kelompok belanja operasional sebagaimana dimaksud dalam PP 43 Tahun 2014 jo PP 47 Tahun 2015 pasal 100 huruf b. Kegiatan yang diregister dalam parameter ini akan dikelompokkan sebagai belanja operasional dan dihitung porsinya dari total APB Desa.
Aplikasi tidak melakukan penguncian posting data APB Desa apabila terjadi pelampuan belanja operasional diatas 30% sebagaimana dimaksud dalam PP 43 Tahun 2014 jo PP 47 Tahun 2015 Pasal 100. Aplikasi hanya memberikan informasi terjadi pelampuan porsi belanja operasional APB Desa > 30% pada saat akan diposting.
8. Parameter Mapping Korolari
Parameter korolari digunakan untuk mencatat kapitalisasi belanja modal ke dalam aset secara otomatis. Kode rekening belanja modal yang menghasilkan aset secara otomatis akan menambah nilai aset pada laporan kekayaan milik desa. Jika ada penambahan kode rekening Belanja Modal maka lakukan mapping Korolari secara manual sesuai jenis aset tetap yang akan dihasilkan.
9. Parameter Rekening Kas Desa
Parameter rekening kas desa digunakan untuk meregistrasi nomor rekening dan nama bank dimana uang kas desa ditempatkan. Sesuai dengan kebijakan single account, hanya satu rekening bank yang dapat diregistrasi dalam aplikasi SISKEUDES. Jika desa memiliki lebih dari satu rekening maka hanya satu rekening kas yang diakui sebagai rekening kas desa, sedangkan rekening lainnya dianggap sebagai rekening temporer atau rekening penampungan sementara.